Bei der Planung von Events und Veranstaltungen ist es wichtig, vorab so viel wie möglich abzuklären. Ein gelungenes Event braucht eine gute Planung und Vorbereitung. Von der Wahl der Location und den dortigen Gegebenheiten, bis zum Wahl des Caterers und der Menüauswahl. Wir haben eine Checkliste zusammengestellt, damit alle wichtigen Fragen gut geklärt werden können.
1. Eckdaten für das Event
Zuerst müssen grundsätzliche Daten zur Veranstaltung geklärt werden. Das macht auch die Suche nach dem idealen Veranstaltungspartner einfacher.
- Datum und Ort der Veranstaltung
- Anzahl der Gäste
- Art und Anlass der Veranstaltung
2. Verpflegung - erste Infos
Bei der Suche nach einem geeigneten Caterer macht es Sinn, sich im Vorfeld zu überlegen welche Art der Verpflegung man möchte.
- Art der Verpflegung: Buffet, Gala, Fingerfood, Flying Buffet, Jausenpaket, ...
- Menüvorstellung: Art der Speisen, vegan/vegetarische Optionen, ...
- Umfang: wie viele Gänge, wie viel Auswahl, Sektempfang, ...
- Getränke: Antialkoholisch, alkoholisch, Kaffee, ...
- Budget: eventuell muss die Auswahl eingegrenzt werden, nur Anlieferung/Abholung, ...
3. Ablauf
In Absprache mit dem Caterer oder dem Veranstaltungsplaner muss bereits vorab ein grober Ablauf besprochen werden. Dies stellt sicher, dass der Sektempfang beim Eintreffen der Gäste vorbereitet ist und das Essen zur richtigen Zeit warm ist. Zudem muss auch genügend Zeit für Pausen berechnet werden. Dies hängt auch stark von der Anzahl der Gäste ab - am besten beim Caterer nachfragen.
- Eintreffen der Gäste: auf Getränke zu Beginn nicht vergessen
- Genug Zeit für Pausen: Kaffeepause mind. 30 Minuten, Essen mind. 60 Minuten
- Ab 100 Gäste: mehrere Buffets, Ausgabestationen
- Auf- & Abbau einkalkulieren: Öffnungszeiten der Location beachten
- Ansprechpartner vor Ort
4. Auf- & Abbau, technische Gegebenheiten
Der Caterer braucht für den Auf- & Abbau von Buffet, Stehtischen, etc. genügend Zeit. Aber auch einige andere wichtige Punkte werden am Besten im Vorfeld schon geklärt. Je größer die Veranstaltung, desto mehr Vorbereitungszeit und Planung muss einkalkuliert werden. Bei großen Veranstaltungen bietet sich oftmals auch ein Aufbau am Vortag schon an. Folgende Fragen müssen geklärt werden:
- Platz zum Buffet aufbauen
- Grundriss der Location für bessere Planung: vor allem ab 100 Personen ratsam
- Warmes Buffet: Strom vorhanden, wie viel?
- Kühlung für Getränke, Dessert, etc. vorhanden?
- Manipulation: wo kann vorbereitet, gelagert, ... werden? Gibt es eine Spülung?
- Anlieferung: ab wann möglich? Barrierefrei?
- Sind Parkplätze vorhanden?
- Equipment vor Ort: Stehtische, Buffettische, etc.
5. Green Event Beratung
Handelt es sich um größere Veranstaltungen, die auch von öffentlichem Interesse sind, macht es Sinn sich über eine Green Event Beratung Gedanken zu machen. Über die Vorteile einer solchen Auszeichnung und welche Unterschiede es gibt informieren wir im Blogartikel "ÖkoEvent oder Green Meeting". Sprechen Sie uns gerne an, wenn eine solche Auszeichnung für Ihre Veranstaltung in Frage kommt.